Pendekatan Sistem Dan Teknologi Informasi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pendekatan Sistem dan Teknologi Informasi

1. PENDEKATAN SISTEM

A. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya

(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa

data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan

kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang

berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,

menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.

Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe

transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang

dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada

suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi

akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan

dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan

informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem

pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun

sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.

Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung

jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian

operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan,

insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut

ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson

(1993):

1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk

menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.

2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan

perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.

3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.

4. Melayani berbagai macam tujuan.

5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:

1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.

2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value

positif.

3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat

digunakan.

4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja

users.

5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi

mudah diperoleh atau dikembangkan.

6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.

B. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan

teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan

pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.

Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan

informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi

multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen,

kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik

personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen

sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi

(hardware dan software).

D. Data dan Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan

data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil

informasi.

1. Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,

mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.

Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari

lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan

data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.

2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.

3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.

4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

6. Melakukan penghitungan.

7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.

3. Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan

pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data

dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data

yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada

tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih

lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data

mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan

data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan

sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data

dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang

pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong

dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi

kebijakan manajemen.

4. Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin

keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang

diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur

dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.

5. Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti

penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

E. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan

Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi

operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO

disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang

memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama

dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari

aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari

pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum

dan lain-lainnya.

Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk

menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi

manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalampembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang

dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.

Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang

disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum

sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi

yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan

sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan

demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan

bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat

memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan

dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan

manajemen.

F. Teknologi Sistem Informasi Akuntansi

Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable)

suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta

mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi

informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara

efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis

perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan

dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan.

Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI

merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI

memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi

sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.

EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat

melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan

keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.

Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan

menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai

hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan

(customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.

Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk

pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.

Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi

ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan

information-dual (Elliot, 1994).Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat

operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai

sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat

mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat

digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual

menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.

Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir

yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan

memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan

demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah

tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem

informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem

informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem

informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.

G. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai

Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu

pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan

manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi

manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat

digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata

pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai

senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan

dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan

bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang

strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan

menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan

batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi

informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated

manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.

Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah

salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan

tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih

banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang

ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa

penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan

sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatutindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan

pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya

yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,

tidak tepat waktu atau tidak akurat.

H. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer

Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir

sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda

pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;

1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian

besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.

2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan

jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).

3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen

yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.

4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses

sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.

5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.

6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.

7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada

fungsi yang lain.

Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan

sebagai berikut:

1. Pengendalian Manajemen (Management Control)

Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:

1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem

informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam

rencana induk.

2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu

dipisahkan adalah:

● Perancangan dan penyusunan program sistem

● Operasi pengolahan data

● Dokumentasi program dan kepustakaan

● Seleksi dan pelatihan karyawan

● Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang

ada dalam sistem tersebut

● Pengendalian anggaran3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem

Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi

yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu

melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis

pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:

● Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan

pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang

memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau

semacamnya.

● Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini

diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi

antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan

sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah

biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai

detail sistem ke pihak perancang terdahulu.

● Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti

halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.

4. Pengendalian Akses (Access Control)

Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.

Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap

personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan.

Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:

● Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap

karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer

induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula

prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan

kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.

● Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.

● Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap

program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak

tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat

memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan

pribadi.

● Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini

mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari

sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungidari pihak-pihak tertentu.

I. Komputerisasi Proses Akuntansi

Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan

bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila

dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat

matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,

sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau

judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,

pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah

jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.

Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah

analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut

salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan

data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya

orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi

dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga

tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat

menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan

melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut

password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara

ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan

orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.

Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar

monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,

komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi

khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua

perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.

Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi

manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan

karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem

akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat

disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam

komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem

komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa

konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan

komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolahdata dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain

mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.

Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer

Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator

yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah

yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo)

dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.

Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar

monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh

operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.

Pertimbangan Penggunaan Komputer

Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.

Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya

dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini

membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.

Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer.

Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam

ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan

ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.

Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas

mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy)

dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer

mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip

terakhir telah memungkinkan

kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik

(picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.

Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer

akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan

benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum

suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan

perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah

dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.

Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena

data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama

komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasukrincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam

bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat

merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.

Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan

dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang

mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu,

diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Penggunaan

password merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau

memasukkan angka ke dalam sistem komputer.

Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa

yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka

menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa

yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer

adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data

yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal

tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).2.

PENDEKATAN TEKNOLOGI INFORMASI

Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus

pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur

hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan

beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :

1. Tahapan Analisis Sistem

Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani

dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem

informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistem

adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang

diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan

analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.

Studi Kelayakan

Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk

memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan

sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta

dampak terhadap lingkungan sekeliling. Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal

terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan

sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:

● Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem

● Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan

● Pengidentifikasian para pemakai sistem

● Pembentukan lingkup sistem

Ukuran yang dipakai dalam studi kelayakan:

Analisa Kebutuhan

Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut

juga spesifikasi fungsional) . Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang

hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus

dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak

menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).

Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan:

● keluaran yang akan dihasilkan sistem,

● masukan yang diperlukan sistem,

● lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran,

● volume data yang akan ditangani sistem,

● jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta

● kontrol terhadap sistem

2. Tahapan Analisis Sistem

Perancangan Konseptual

Disebut juga perancangan logis . Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan

pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk

diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan

konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan

penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif rancangan

digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem

Contoh:

● perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDI

● Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi

● Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing, 1997):

● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi dengan baik?

● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan baik?

● Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi?

● Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?

Skema Perancangan Konseptual

Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut:

● Keluaran

Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak

● Penyimpan data

Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan

lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25

karakter) dan letaknya dalam berkas

● Masukan

Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem

● Prosedur pemrosesan dan operasi

Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam rangka untuk menghasilkan laporan

Perancangan Fisik

Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen

● Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data

● Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara

pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)

● Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan

perangkat lunak yang digunakan

● Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data,

termasuk penentuan kapasitas masing-masing

● Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi

dengan algoritma (cara modul atau program bekerja)

● Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam

sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan)

● Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik.

● Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem

● Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama

Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :

a. Data Flow Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram.

Overview:

DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke

suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data,

penyimpanan data, dan entitas eksternal.

Adapun simbol yang digunakan adalah :

b. Entity Relational Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari

entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi

ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang

mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi.

Ada dua pendekatan dalam pembuatan Entity Relational Diagram yaitu

i. Basic Relational Model

ER Diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan

menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi .

contoh :

ii. Database Relational Model

ER Diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang

merepresentasikan hubungan antar entitas. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai

kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu kualifikasi dari

struktur data yang ada.

Database relational model merepresentsikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan

lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational Database

Accounting System.

iii. Flowchart

Tujuan

Mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen

yang menggunakan prosedur tertentu.

Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang

memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah :

a. dokumen

b. program

c. proses

d. sistem

Flowcart memberikan informasi mengenai :

a. darimana input diterima dan dari siapa

b. dalam bentuk an form apa output di generate

c. langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi

d. data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya

e. prosedur akuntandi dan pengendalian organisasi yang terlibat

1. Pahami dan cermati diskripsi naratif prosedur

2. Pilih simbol flowchart yg digunakan

3. Siapkan draft / sketsa flowchart

4. Perhatikan aturan dasar dalam menggunakan flowchart

5. Gunakan teknik presentasi u/ memberikan informasi yg jelas mengenai prosedur dan isi.

6. Lengkapi flowchart dengan mencantumkan judul, tanggal, nama yg mempersiapkan

3. Tahapan Implementasi

Mencakup aktivitas-aktivitas:

● Pemrograman dan pengujian

● Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

● Pelatihan kepada pemakai

● Pembuatan dokumentasi

● Konversi

Pemrograman dan Pengujian

● Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi

yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan

maksud masing-masing instruksi

● Setiap program menjalani pengujian secara individual untuk memastikan

bahwa program bebas dari kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan

pengujian unit

● Jika terjadi kesalahan, pemakai akan berusaha mencari penyebabnya dan

proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini dikenal dengan sebutan

debugging. Adapun kesalahan-kesalahan dalam program disebut bug atau kutu

Skema Pengujian

Pengujian integrasi

Pengujian ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk melihat efek ketika program saling dikaitkan

Pengujian sistem

Setelah melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji.

Sistem divalidasikan terhadap spsesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang

menyerupai dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan

prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga diuji

Pengujian penerimaan

Dilakukan sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembang sistem,

personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya

adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai

akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai sistem produksi

(sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai)

Pengujian instalasi

Jika pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional,

sistem perlu diuji kembali setelah dipasang. Pengujian seperti inilah yang disebut

pengujian instalasi

Konversi

● Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru

dalam rangka menggantikan sistem yang lama

● Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi, yaitu

konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau bertahap, dan konversi pilot

Konversi paralel (parallel conversion)

Sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika

sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lamna, maka sistem lama

segera dihentikan

Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya

dengan sistem baru

Konversi pilot (pilot conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu

yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan

diperluas ke tempat-tempat yang lain

Konversi modular atau bertahap (phased conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem

baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang

lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti

modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama

akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

4. Tahapan Dokumentasi

Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan

pada tahapan operasi dan pemeliharaan

Pada tahapan ini, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis

● Dokumentasi pengembangan

Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem,

bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil

pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai

● Dokumentasi operasi

Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian

peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas

● Dokumentasi pemakai

Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup

materi pelatihan

Operasi dan Perawatan

● Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan

atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan

efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi

● Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap

lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan

ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server

atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data

● Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemukan

pada saat sistem berjalan

Sumber :

http://www.google.co.id/search?sclient=psy-ab&hl=id&site=webhp&source=hp&q=siklus+sistem+informasi+akuntansi&oq=siklus+sistem+informasi+akuntansi&aq=f&aqi=g1&aql=1&gs_sm=e&gs_upl=4061l10150l12l11264l18l18l0l18l18l0l0l0ll0l0&biw=1024&bih=509&cad=cbv&sei=FazeTsXwLqieiAf03MmYBQ#sclient=psy-ab&hl=id&site=webhp&source=hp&q=pengertian+pendekatan+sistem+dan+teknologi+informasi&pbx=1&oq=pengertian+pendekatan+sistem+dan+teknologi+informasi&aq=f&aqi=&aql=1&gs_sm=e&gs_upl=226614l229947l1l230754l11l9l0l0l0l0l0l0ll0l0&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.,cf.osb&fp=8c3de21b3c0f4afb&biw=1024&bih=509

http://soma28.wordpress.com/2010/12/16/pendekatan-sistem-dan-teknologi-informasi-akuntansi/

http://liaedu.files.wordpress.com/2008/05/handout-sia1.pdf

SISTEM INFORMASI AKUTANSI DAN ORGANISASI BISNIS

sistem informasi akuntansi dan organisasi bisnis

· sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya. Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan:
- Harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik mupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.
- Harus mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan akuntansi.
- Harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Sistem akuntansi harus dirancang untuk memenuhi spesifikasi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, asalkan informasi tersebut tidak terlalu mahal. Dengan demikian, pertimbangan utama dalam merancang sistem akuntansi adalah keseimbangan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.
Agar efektif, laporan yang disajikan oleh sistem akuntansi harus dibuat secara tepat waktu, jelas dan konsisten. Laporan yang disajikan dengan pengetahuan dan kebutuhan pemakai agar dapat digunakan sebagai pertimbangan didalam pengambilan keputusan.
Desainer (perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem akuntansi dan metode pemrosesan data baik pemrosesan data secara manual maupun dengan menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan transaksi secara manual dan komputer cukup penting, karena pada organisasi bisnis tertentu tidak semua transaksi dapat di proses dengan komputer dan kemampuan desainer sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi. Singkatnya, prinsip dasar yang terkandung dalam sistem akuntansi yang baik kemungkinan besar sistem yang dirancang pada perusahaan tertentu akan mengalami kesulitan ketika diterapkan

Lingkungan Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Lingkungan bisnis sebagai sebuah system.

Karakteristik Sistem dari sebuah Perusahaan

· Memiliki tujuan

· Ada lingkungan di sekitar perusahaan

· Ada kendala atau batasan (mis: keterbatasan pangsa pasar atau keterbatasan sumber daya yang dikuasai)

· Input-Proses-Output

· Feedback

· Pengendalian

· Setiap system memiliki subsistem

Struktur organisasi dalam PerusahaanStruktur organisasi merupakan sarana bagi manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasi serangkaian aktivitas dan operasi dalam perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan distribusi wewenang dan tanggung jawab setiap manajer.

Ragam struktur organisasi

· Struktur hirarki

· Struktur matriks (kombinasi fungsional dan orientasi project)

· Struktur desentralisasi (wewenang didelegasikan ke manajer level menengah dan level rendah)

· Struktur jaringan

Kaitan struktur organisasi dan AIS

· Struktur organisasi menentukan vertical flow of information

· Struktur organisasi menentukan aliran data transaksi secara horisonal. AIS harus memastikan bahwa langkah pencatatan transaksi seirama dengan departemen organisasi yang menangani transaksi tersebut.

Sistem Operasi

Sistem operasi adalah sekumpulan proses fisik (aktivitas, operasi atau proses bisnis), untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa. Berikut dapat dilihat contoh sistem operasi dalam perusahaan manufaktur.

Contoh transaksi bisnis:

· Memesan barang dagangan

· Menerima barang dari pemasok

· Menyimpan barang

· Membayar utang

Siklus transaksi:

Sekelompok transaksi bisnis dalam sebuah perusahaan.

Contoh siklus transaksi dalam sebuah perusahaan konsultan

Sumber :

http://iispermatasari.wordpress.com/2011/01/05/sistem-informasi-akuntansi-dan-organisasi-bisnis/

http://blogakuntansi.blogspot.com/2008/02/lingkungan-bisnis-dan-sistem-informasi.html

Proses dan Siklus Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi pada dasarnya terdiri dari tiga proses aktivitas, yaitu :mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi atau perusahaan. Proses pertama adalah identifikasi, yaitu aktivitas memilih kegiatan yang termasuk kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah pencatatan, yaitu semua kejadian ekonomi tersebut dicatat untuk menyediakan sejarah dari kegiatan keuangan dari organisasi tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, yaitu informasi yang telah didapat dari identifikasi dan pencatatan tidak akan berguna bila tidak dikomunikasikan, informasi ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi dari laporan akuntansi, yang paling umum disebut laporan keuangan.Siklus akuntansi adalah tahapan kegiatan yang dilalui dalam melaksanakan kegiatan akuntansi. Proses tersebut berjalan terus menerus dan berulang kembali sehingga merupakan suatu siklus.

Siklus-Siklus Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Siklus Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Menurut (Romney & Steinbart, 2003), ada 5 siklus sistem informasi akuntansi , yaitu :

1. Siklus pendapatan (Revenue)
Siklus ini mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk fungsi.
Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualan
otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan
penerimaan kas.
• Tujuan yang akan di capai dalam perusahaan dalam pelaksaanan siklus pendapatan adalah :
• 1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
• 2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
• 3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
• 4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang
2. Siklus pengeluaran (Expediture)
Siklus ini mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
• Siklus pengeluaran di perlukan untuk setiap Perusahaan karena mempunyai tujuan sebagai berikut :
• Tujuan system pengeluaran yaitu: 1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 2) Menerima barang dalam kondisi baik. 3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan. 4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar. 5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. 6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat. 7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. 8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
3. Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll)
Siklus ini mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai. Siklus ini tidak dibahas pada tugas akhir. Siklus manajemen
Sumber Daya Manusia melibatkan prosedur penggajian.

4. Siklus produksi
Siklus ini mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi. Siklus produksi ini tidak termasuk harga pokok penjualan.
Aktivitas Siklus Produksi
• Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi
• Perancangan Produk
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Operasi Produksi
• Akuntansi Biaya

5. Siklus keuangan
Siklus ini mencakup kegiatan untuk mendapatkan laba dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali. Siklus ini merupakan pelaporan keuangan berupa prosedur pencatatan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-laporan keuangan yang datanya diambil dari buku besar.
Siklus Keuangan mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan Dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.

Kelima siklus di atas memberikan data transaksi pada General Ledger & Reporting Systems (SMUS Pencatatan) untuk pencatatan dan komunikasi informasi. General Ledger & Reporting Systems Systems meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan penyiapan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya, termasuk transaksi yang tidak rutin dan jurnal penyesuaian yang beragam dan Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari
sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem
informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya
manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem
informasi akuntansi. Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan
membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem
informasi akuntansi terlebih dahulu.

Sumber :

http://www.google.co.id/search?sclient=psy-ab&hl=id&site=webhp&source=hp&q=siklus+sistem+informasi+akuntansi&oq=siklus+sistem+informasi+akuntansi&aq=f&aqi=g1&aql=1&gs_sm=e&gs_upl=4061l10150l12l11264l18l18l0l18l18l0l0l0ll0l0&biw=1024&bih=509&cad=cbv&sei=FazeTsXwLqieiAf03MmYBQ
http://jwigie.blogspot.com/2011/10/siklus-siklus-dalam-sistem-informasi.html
http://blog.re.or.id/proses-dan-siklus-sistem-informasi-akuntansi.htm

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Para Ahli

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Para Ahli

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997) Mendefinisikan sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informsi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf menyatakan bahwa, “Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.”
Menurut Barry E. Cushing yang dikutip dan dialih bahasakan oleh La Midjan & Azhar Susanto (2003) mengatakan bahwa, “Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data.”
Menurut Nugroho Wdjajanto (2001) menyatakan bahwa : “Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.”
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001) menyatakan bahwa:“Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi secara harmonis dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen yang berstruktur pula.”
Sedangkan menurut Romney&Steinbart (2000) Sistem informasi akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi.

SUMBER :
Bodnar, Goerge H. dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Yogyakarta : ANDI.
La Midjan, dan Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi Akuntansi 1, Edisi Keenam : Lembaga Informasi Akuntansi.
Narko. 2007. Sistem Akuntansi, Edisi Kelima. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusantara.
Nugroho Widjajanto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Trisakti : Erlangga.
Romney, Marshall B., Stembart, Paul John. Accounting Information System (8thed.). New Jersey : Prentice Hall. 2000.
http://ayutias.blogspot.com/2011/05/pengertian-sistem-informasi-akuntansi.html
http://blog.re.or.id/definisi-sistem-informasi-akuntansi.htm

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA SUATU PERUSAHAAN

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Anda pasti pernah mendengarnya. Dalam bayangan mungkin berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini memang tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan SIM. Sebenarnya apakah SIM itu?
SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan computer.
Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM yang tepat, tentunya perusahaan berikut akan berkembang. Namun meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM pada suatu perusahaan tidak berhasil. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.
B. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis membuat karya tulis ini adalah untuk mengetahui seperti apakah SIM itu sebenarnya dan faktor-faktor apakah saja yang dapat menjadi penyebab gagalnya pengembangan SIM di perusahaan
C. Identifikasi Masalah
1) Seperti apakah konsep dari sebuah Sistem Informasi Manajemen?
2) Bagaimanakah tingkat evolusi dari Sistem Informasi Manajemen?
3) Mengapa banyak organisasi/perusahaan yang gagal mengembangkan sistem informasinya?
4) Bagaimanakah perkembangan Sistem Informasi Manajemen di Indonesia saat ini?
D. Pembatasan Masalah
Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini, yaitu:
1) Konsep dari sebuah Sistem Informasi Manajemen.
2) Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi/perusahaan mengelola Sistem Informasi Manajemennya sendiri
E. Rumusan Masalah
1) Definisi serta konsep dari Sistem Informasi Manajemen.
2) Faktor-faktor penyebab gagalnya perusahaan/organisasi mengembangkan Sistem Informasi Manajemennya sendiri.
BAB II
METODELOGI PENELITIAN
A. Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada tanggal 26 Desember 2009.
B. Metode Penelitian
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu menjabarkan permasalahan yang berkenaan dengan penelitian.
C. Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah melakukan studi kepustakaan.
D. Studi Kepustakaan
Penulis menggunakan studi kepustakaan yaitu dengan cara membaca buku, serta mencari sumber-sumber di internet yang berkaitan dengan permasalahan.
BAB III
HASIL PENELITIAN
1. A. Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah:
• Robert G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.
• Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:
1. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
2. Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
3. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
4. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
Untuk lebih memahami definisi dari SIM, perhatkan model definisi SIM dibawah ini:

Pemroses informasi berada pada sebelah kiri. Ia mencakup komputer dengan database yang berisi data dan infomasi yang berasal data dan informasi yang berasal dari internal dan lingkungan dan juga perpustakaan software. Unsur penting lain yang walaupun tidak nampak pada model tersebut adalah staf spesialis infomasi.
Pemroses informasi memberikan informasi dalam tiga bentuk dasar kepada pemakai SIM. Pemakai, yang ditampilkan di tengah dengan diagram organisasi ditempatkan pada tingkat organisasional dan dalam semua area fungsi.
Sisi sebelah kanan dari model menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam pemecahan masalah. Tanda panah besar yang menghubungkan ketiga bentuk informasi dengan langkah pemecahan masalah menunjukkan bagaimana pemakai menerapkan output SIM. Informasi tersebut memberi keterangan kepada masalah, bukan kepada keputusan tertentu, dan ia diperuntukkan bagi manajer untuk menentukan bagaimana informasi tersebut akan digunakan.
Kegiatan dari manajemen yang merupakan salah satu bagian dari SIM, yaitu:
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Berikut ini merupakan karakteristik dari SIM :
1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS (Computer Based Information System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).
2. Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi.
3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output.
4. Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi.
Kemampuan sebuah Sistem Informasi Manajemen, meliputi :
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer, sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS). Berikut ini merupakan bagan yang menjelaskan SIM sebagai sub unit suatu sistem

Bagan diatas menunjukkan SIM sebagai subsistem Sistem Informasi Berbasis Komputer
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
B. Faktor-faktor serta Indikator yang Menunjukkan Gagalnya SIM dalam Organisasi/Perusahaan
1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini,
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
• Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang
lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
• Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data
semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru
menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang
lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan
informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau
efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan
rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan
dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah
2. Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24. DLL.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
BAB IV
KESMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan masalah diatas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Manajemen adalah adalah serangkaian sub sistem informasi berbasis komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang kegiatannya meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.
2. SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
3. Banyak perusahaan/ organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor seperti kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta perlunya perbaikan pada sistem lama.
4. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan indikator pengembangan SIM, seperti keluhan pelanggan, pembayaran gaji yang terlambat, dll.
B. Saran
Melihat dari berbagai faktor penyebab gagalnya SIM di perusahaan, penulis menyarankan bahwa untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan SIM di perusahaan, sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap manajemen perusahaan tersebut, guna mengetahui lebih lanjut faktor manakah yang paling mempengaruhi perkembangan SIM di perusahaan dan kemudian dicari solusi yangpaling tepat. Untuk menanganinya.
Daftar Pustaka
E.S, Margianti dan D. Suryadi H.S. Seri Diktat Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Gunadarma.
wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/9882/Pengembangan%2BSistem%2B1%2B2.pdf+gagalnya+perusahaan+mengembangkan+sistem+informasi&hl=id&gl=id&pid=bl&srcid=ADGEEShtanExhxOF-1Ke-k4BCUz8l6UXxgcpxGr3PRSr-W_xN3bpjSHy8atTvwTBG6LTqO88S4MmfKSgVdbk2FxhmX4Nxb1oypL_vhZYi3oDdlDXZvXIWvf41RGmqNBH2lMtxKNap9o4&sig=AHIEtbQmEwWK3dLGcnLvposbpBALzSWrHQ
oktadymalik.multiply.com/journal/item/43
library.usu.ac.id/download/fe/akuntansi-mutia.pdf
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemen
http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada-perusahaan/
http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada-perusahaan/

SISTEM PENJUALAN

SISTEM PENJUALAN BARANG

A. Pendahuluan
Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.
Teknologi internet sudah terbukti merupakan salah satu media informasi yang efektif dan efisien dalam penyebaran informasi yang dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja dan dimana saja. Teknologi internet mempunyai efek yang sangat besar pada perdagangan atau bisnis. Hanya dari rumah atau ruang kantor, calon pembeli dapat melihat produk-produk pada layar komputer, mengakses informasinya, memesan dan membayar dengan pilihan yang tersedia. Calon pembeli dapat menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu datang ke toko atau tempat transaksi sehingga dari tempat duduk mereka dapat mengambil keputusan dengan cepat. Transaksi secara online dapat menghubungkan antara penjual dan calon pembeli secara langsung tanpa dibatasi oleh suatu ruang dan waktu. Itu berarti transaksi penjualan secara online mempunyai calon pembeli yang potensial dari seluruh dunia.
Selain itu perkembangan perusahaan terasa dinilai agak lambat. Oleh karena itu dirancang suatu sistem penjualan secara online dengan menggunakan media web atau internet dengan tujuan untuk meminimalkan waktu proses penjualan dengan tujuan dapat meningkatkan volume penjualan sehingga pendapatan perusahaan dapat meningkat.

B. Definisi sistem penjualan
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998).
Sistem Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
Sistem Penjualan Barang diartikan sebagai suatu sistem penjualan, melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger, 1999).
Salah satu contohnya Sistem Penjualan Barang berbasis Web, adalah :
E-Commerce adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan penjualan atau pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet (Turban, Efraim,2000). E-Commerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga pilar elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik, hubungan elektronik, dan transaksi elektronik (McLeod, Raymond,1998).

C. Diagram konteks

Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi penjualan barang



Di dalam diagram konteks sistem informasi penjualan ini terdapat tiga entitas, yaitu supplier, customer dan pemilik. Supplier memberikan data barang ke dalam sistem, yang berisi nama barang, harga jual barang dan jumlah barang yang dimasukkan, yang selanjutnya akan diproses di dalam sistem informasi penjualan. Kemudian sistem informasi penjualan akan menghasilkan keluaran yang berupa bukti transaksi yaitu nota hasil transaksi penjualan yang akan diberikan kepada customer, laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier, dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik












D. Diagram alir data sistem informasi penjualan barang

1. Pada level 0



Pada Data Flow Diagram level 0 ini terdapat 4 proses, antara lain :

a. Proses 1.0 yaitu proses pengecekan barang, harga dan jumlah. Daftar barang, harga dan jumlah yang diberikan oleh supplier di cek terlebih dahulu, untuk disesuaikan dengan jumlah barang yang ada, kemudian di simpan di dalam suatu file yaitu file barang.
b. Proses 2.0 yaitu proses pencatatan barang, harga dan jumlah. Di dalam proses ini dilakukan kegiatan pencatatan nama barang, harga jual barang, dan jumlah barang yang tersedia. Setelah dicatat, data disimpan dalam file barang.
c. Proses 3.0 yaitu proses transaksi penjualan barang. Di dalam proses ini data penjualan barang yang berupa nama barang yang terjual, jumlah barang dan total penjualan barang akan diolah sehingga menghasilkan bukti transaksi yang akan diberikan kepada customer. Kemudian data dari seluruh transaksi penjualan akan diberikan ke proses 4.0 untuk dibuat laporannya.
d. Proses 4.0 yaitu proses pembuatan laporan. Seluruh data transaksi penjualan dan data barang, harga dan jumlah kemudian diolah untuk dibuat laporannya. Laporan yang dihasilkan berupa laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.



2. Pada level 1



Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan proses 4.0 secara lebih jelas. File barang yang berisi data barang, harga dan jumlah dimasukkan ke dalam proses 4.1 yaitu proses pembuatan laporan data barang supplier. Oleh proses 4.1 data tersebut diolah dan dihasilkan laporan data barang supplier yang kemudian diberikan kepada proses 4.5. File transaksi kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.2 yaitu proses pengumpulan data transaksi penjualan. Di dalam proses ini data transaksi dikumpulkan untuk kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.3. Data transaksi disortir berdasarkan kode suppliernya. Setelah dipisahkan, data disimpan di dalam file penjualan barang supplier. Kemudian data penjualan barang supplier diberikan kepada proses 4.4 yaitu proses pembuatan laporan penjualan barang supplier. Sedangkan data transaksi keseluruhan yang tidak dipisahkan berdasarkan kode suppliernya diberikan kepada proses 4.5. Data penjualan barang supplier yang berasal dari proses 4.3 kemudian diproses oleh proses 4.4 untuk menghasilkan laporan penjualan supplier yang akan diberikan kepada supplier. Laporan data barang supplier yang dihasilkan oleh proses 4.1 dan data transaksi penjualan barang yang dihasilkan oleh proses 4.3 kemudian dikumpulkan dan diolah oleh proses 4.5. Dan oleh proses 4.5 dihasilkan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.

E. Analisis Sistem Penjualan Barang
analisis Sistem Penjualan Barang meliputi :
1. Analisis Informasi (Information Analysis)
Dalam melakukan penyajian informasi, sistem mampu memberikan informasi secara real time. Dan dalam menyajikan informasi jangkauannya tak terbatas.
2. Analisis Ekonomi (Economy Analysis)
Secara ekonomi sistem penjualan yang lama membutuhkan lebih banyak biaya karena karyawan yang dibutuhkan lebih banyak. Selain itu biaya untuk keperluan administrasi lebih banyak, sehingga biaya operasional juga lebih banyak.
3. Analisis Pengendalian (Control Analysis)
Dalam sistem lama lebih sulit melakukan control, karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadi kesalahan lebih besar.
4. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)
Penjualan secara manual kurang efisien, karena semua transaksi dan atau administrasi dilakukan secara manual. Selain itu efisiensi karyawan juga kurang, karena jumlah karyawan yang dipekerjakan lebih banyak.
5. Analisis Pelayanan (Service Analysis)
Dengan sistem lama maka dalam hal pelayanan terhadap pelanggan memiliki keterbatasan waktu dan jangkauan pelayanan. Selain itu proses transaksi lebih lama. Hal ini berpengaruh terhadap kualitas pelayanan.

F. Jenis Penjualan barang
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

G. Unit Organisasi Sistem Penjualan Barang
Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektronik

H. Dokumen yang digunakan
1. Penawaran Harga (PH)
2. Order Form (OF)
3. Memo
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
a) Tembusan pengiriman
b) Tembusan langganan
c) Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
a) Invoice
b) tembusan Piutang
c) tembusan Jurnal
d) arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak
a) 1. Faktur Pajak
b) 2. Arsip
c) 3. Extra Copy
11. Kwitansi

I. Uraian Prosedur
1. Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
a. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
b. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
c. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
d. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
e. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

2. Bagian Kredit
a. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
b. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
c. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
d. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
e. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

3. Bagian Stock & Delivery
a. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
b. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
c. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
d. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
e. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
f. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
g. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
h. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

4. Bagian Gudang
a. Menerima Perintah/Permintaan Barang
b. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
c. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
d. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

5. Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
a. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
b. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
c. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
d. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
e. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
f. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
g. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
h. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
i. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
j. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

6. Penjualan Barang Dari Stock Gudang
a. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
b. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
c. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
d. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
e. Menyerahkan barang kepada customer
f. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
g. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
h. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
i. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)



7. Bagian Invoice/Faktur
a. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
b. Menerbitkan faktur pajak.
c. Menerbitkan listing penjualan harian
d. Mendistribusikan Dokumen
1) Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
2) Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3) Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
4) Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

8. Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
1. Bagian Piutang
a. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
b. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
c. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
d. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
e. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
f. Membuat surat penagihan
2. Bagian buku besar
a. Bagian Jurnal Penjualan
1) Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2) Menerima copy Faktur Pajak.
3) Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
b. Bagian Jurnal Pembelian
1) Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2) Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3) Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

9. Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

J. Sumber daya
• Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
• Software : Aplikasi optional yang digunakan untuk mempermudah dalam pekerjaan
• Brainware : orang yang menggunakan fasilitas tersebut

K. Sasaran/target
1. Automatisasi system akuntansi Penjualan
a) Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
b) Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
c) Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan

L. Kesimpulan Dan Saran

Dari pembahasan diatas disimpulkan bahwa :
a. Dengan mengaplikasikan sistem penjualan barang berbasis web ( Web Base ) maka kita dapat melakukan promosi / pengenalan produk - produk yang ada secara efisien dan efektif.
b. Kemudahan bagi pelanggan untuk dapat memperoleh informasi secara jelas mengenai produk –produk yang ada, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ataupun menunggu pengiriman informasi produk.
c. Dapat mengurangi biaya pengiriman informasi produk dan mendukung system yang telah ada.

L. Daftar Pustaka

Ellsworth, Jill H. and Matthew V. Ellsworth. (1997). Pemasaran Di Internet. Tejemahan Yulianto.
Grasindo, Jakarta
Mcleod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-tujuh : jilid 1. PT. Prenhallindo, Jakarta.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-tiga. Salemba 4, Jakarta.http://my.opera.com/ferdinanta/blog/2010/09/28/sistem-penjualan-barang